CRM-ul ca cheltuială eligibilă: testul care decide dacă abonamentul intră în proiect

Prima este licența: perpetuă sau pe termen determinat, de regulă multianuală, amortizabilă pe durata dreptului de utilizare și înregistrată în activele firmei. A doua este dezvoltarea la comandă, care produce un activ necorporal propriu, cu cod și date care rămân ale beneficiarului. A treia este abonamentul lunar, care în ajutorul regional pentru investiții nu se încadrează ca imobilizare.

Restul hărții, la 30 iulie 2026: apelul PNRR C9 I3.1 a listat expres perechea ERP/CRM, dar are depunerile închise din 2023 și mai contează doar prin termenul cererii de plată, 30 octombrie 2026. SME Eco-Tech este deschis până pe 24 septembrie 2026, ora 20:00, însă plafonează softurile necesare desfășurării activității la 15.000 de lei fără TVA — o sumă care acoperă configurarea unei soluții existente, nu un CRM construit la comandă.

POCIDIF Acțiunea 2.1, de unde provin regulile de mai sus, nu este un apel din care se cumpără un CRM pentru uz intern: finanțează dezvoltarea unui produs sau serviciu inovativ de către un IMM cu coduri CAEN TIC autorizate. Regulile lui de buget rămân însă referința publică cea mai detaliată pentru justificarea unei cheltuieli software.

CRM-ul acoperă relația comercială — clienți, etapele pipeline-ului, ofertare, urmărirea comunicării. ERP-ul acoperă operațiunile — stocuri, achiziții, financiar, producție. Când descrierile se suprapun, evaluatorul are motiv formal să considere că aceeași funcționalitate este bugetată de două ori, iar linia mai slab justificată cade.

Consecința nu este doar o cheltuială pierdută, ci punctaj pierdut: grila POCIDIF 2.1 dă zero puncte la criteriul de buget când cheltuielile declarate neeligibile depășesc 15% din cele solicitate, 5 puncte între 10% și 15% și 10 puncte sub 10%.

Ghidul cere minimum două oferte semnate și datate de emitent pentru fiecare cheltuială eligibilă, plus studii de piață sau analize de preț, iar rezonabilitatea se verifică independent de evaluatori, față de prețurile din piață. Interdicția puțin cunoscută vine imediat după: cheltuielile pentru care există suspiciuni de oferte formale între solicitant și societățile ofertante sau cei care au întocmit documentația de depunere sunt considerate neeligibile, iar subcriteriul primește zero puncte. Se verifică inclusiv dacă domeniul de activitate al ofertantului corespunde serviciului ofertat. Separarea între cine scrie dosarul și cine livrează software-ul nu este o preferință a noastră, ci o cerință a grilei.

Instruirea utilizatorilor are statut aparte: în regimul de minimis al aceluiași apel sunt eligibile atât pregătirea personalului căruia îi este destinat serviciul dezvoltat, cât și pregătirea celor care vor asigura mentenanța, dacă sunt angajați ai beneficiarului. Alte programe merg invers — procedura SME Eco-Tech exclude instruirea — deci formularea se verifică apel cu apel.

Pentru dimensionare, orientativ și fără TVA: implementarea unei soluții existente 1.000–5.000 €, nucleul unui CRM la comandă — clienți, oferte, activități, rapoarte — 5.000–8.000 €, iar un CRM complet, cu proces atipic și integrări adânci, 8.000–40.000 €. Migrarea datelor se bugetează separat, 500–2.000 €, iar o integrare prin API acolo unde nu există conector 500–3.000 €. Întreținerea anuală, 15–20% din costul dezvoltării, rămâne în afara bugetului eligibil.

La recepție predăm sistemul viu: clienții migrați, utilizatorii creați, pipeline-ul cu oportunități reale și rapoarte generate din date proprii. Un CRM gol trece procesul-verbal, dar nu trece o verificare ulterioară. Nu redactăm cererea de finanțare, nu dăm verdicte de eligibilitate și nu emitem oferte de complezență.