Ce nu se decontează într-un proiect de digitalizare și cine plătește în locul fondului

Primul: momentul angajării cheltuielii. Contractele semnate sau facturile emise înainte de data de referință stabilită în contractul de finanțare pică de regulă integral, indiferent de rezultatul proiectului.

Al doilea: durata serviciilor recurente. Abonamentele cloud, licențele pe subscripție și serviciile lunare se acceptă tipic doar pentru perioada de implementare; anii plătiți în avans rămân ai firmei.

Al treilea: post-proiectul. Mentenanța, dezvoltările ulterioare și costurile de operare de după finalizare nu aparțin proiectului. La acestea se adaugă excluderi punctuale pe care doar ghidul concret le tranșează: achiziții de la persoane afiliate, active second-hand, leasing, anumite taxe.

În SME Eco-Tech, procedura de implementare exclude explicit TVA-ul, avizele și taxele, ambalarea, transportul, instruirea personalului, punerea în funcțiune, montarea și manopera, precum și activele în leasing sau second-hand și costurile deja finanțate din alte surse. Pentru o componentă software, partea de produs se decontează, iar serviciul din jurul lui rămâne la firmă.

În POCIDIF Acțiunea 2.1, litera f din secțiunea „Praguri și condiții Cheltuieli” formulează principiul general: în afara cheltuielilor eligibile, un proiect poate necesita alte cheltuieli, necesare bunei implementări, care se suportă de beneficiar fără a fi luate în considerare la determinarea asistenței financiare nerambursabile.

Grila de evaluare a POCIDIF 2.1 transformă disciplina bugetară în punctaj: peste 15% cheltuieli declarate neeligibile înseamnă 0 puncte la subcriteriul de buget, între 10% și 15% înseamnă 5 puncte, sub 10% înseamnă 10 puncte. O cheltuială pentru care solicitantul nu prezintă două oferte rezonabile este considerată neeligibilă, cu 0 puncte la acel subcriteriu.

Rezonabilitatea se demonstrează prin cele două oferte semnate și datate de emitent, verificate independent de evaluatori față de prețurile din piață. Cheltuielile suspectate de oferte formale între solicitant și societățile ofertante — sau cei care au realizat documentația de depunere — sunt considerate neeligibile, iar ofertanții sunt verificați din punctul de vedere al domeniului lor de activitate.

Tot acolo apare o limită de structură ușor de ratat de o firmă de software: pentru proiectele al căror rezultat este o soluție software inovativă, o pondere a cheltuielilor de hardware mai mare de 20% din valoarea totală eligibilă atrage 0 puncte la același subcriteriu.

Pentru POCIDIF Acțiunea 2.1: Ghidul Solicitantului aprobat prin Ordinul MIPE nr. 965/23.06.2026, secțiunea „Praguri și condiții Cheltuieli”, literele f și g, plus grila de evaluare la subcriteriul privind bugetul. Ghidul și anexele sunt publicate pe mfe.gov.ro, în secțiunea de ghiduri a programului.

Tot acolo, autoritatea de management publică instrucțiuni numerotate care clarifică tipuri de cheltuieli — și aici apare o capcană. Instrucțiunea nr. 5, datată 28.10.2024 și anunțată pe 30 octombrie 2024, clarifică tipurile de cheltuieli eligibile în cadrul costurilor indirecte din ghidurile pentru acțiunile 2.2 și 2.3, adică pentru e-guvernare și pentru administrația publică. Este un document real, dar scris pentru instituții publice centrale, nu pentru o firmă care își digitalizează activitatea.

Din aceeași serie contează, pentru cine are contract în derulare, Instrucțiunea nr. 12/20.02.2026, privind costurile indirecte, și Instrucțiunea nr. 13/20.02.2026, privind cheltuielile salariale. Se verifică întotdeauna dacă documentul se aplică acțiunii pe care ai contract, nu doar programului.

Practica noastră: fiecare linie primește o etichetă internă — solidă, de verificat în ghid, sau tipic neeligibilă. Ce e de verificat se confruntă cu ghidul înainte de depunere; ce e tipic neeligibil migrează explicit în bugetul propriu al beneficiarului, cu preț la vedere.

Limita care ne costă: nu furnizăm a doua ofertă printr-o firmă prietenă și nu ofertăm activități în afara domeniului nostru de activitate doar ca să se completeze un set de documente. Refuzul înseamnă pentru noi un dosar în care rămânem singurul ofertant real, iar clientul trebuie să caute al doilea preț în altă parte.

Northdan Soft este furnizorul de software, nu consultant de fonduri: nu decidem eligibilitatea, nu evaluăm dosarul și nu promitem că o cheltuială va fi acceptată.