Cloud și licențe software în deviz: testul contabil, perioada decontabilă și cei 36 de luni de după

Sub ajutorul regional pentru investiții, filtrul este contabil. Serviciile de tip SaaS, PaaS, XaaS, AIaaS sau MLaaS furnizate pe bază de subscripție sunt eligibile numai în măsura în care pot fi încadrate ca imobilizări necorporale amortizabile și incluse în activele întreprinderii. Un abonament lunar reînnoibil, plătit la consum, de regulă nu trece acest test; o licență pe termen determinat multianual, amortizabilă pe durata dreptului de utilizare, trece.

Sub ajutorul pentru cercetare și dezvoltare, filtrul se schimbă complet. Ghidul acceptă la cheltuielile cu cercetarea contractuală abonamentele SaaS, PaaS și XaaS folosite pentru activități de cercetare industrială sau dezvoltare experimentală — medii de dezvoltare și testare, baze de date administrate, pipeline-uri de învățare automată — plus AIaaS, MLaaS, API-uri și modele AI pe consum și resurse cloud de procesare și stocare pentru antrenare, simulare și testare, folosite exclusiv pentru proiect.

Consecința practică surprinde mulți solicitanți: aceeași factură de cloud poate fi eligibilă sub un capitol și neeligibilă sub celălalt, în funcție de activitatea pe care o susține. De aceea linia de cloud nu se scrie o singură dată, ci se atașează activității, iar activitatea decide capitolul.

Regulile contabile de mai sus vin din apelul POCIDIF Acțiunea 2.1, care se adresează IMM-urilor cu cod CAEN autorizat din lista TIC a ghidului, dezvoltatoare de produs propriu. O firmă care cumpără software pentru uz intern se uită în altă parte: pe SME Eco-Tech, deschis până la 24 septembrie 2026, ora 20:00, softurile necesare desfășurării activității sunt eligibile în limita a 15.000 de lei fără TVA, conform procedurii de implementare, iar grantul acoperă maximum 40% din cheltuielile eligibile, plafonat la 267.240 de lei.

Pe apelul POCIDIF deschis acum, utilitățile intră în alt capitol decât cloud-ul: telefonia, internetul, apa, energia și serviciile poștale sunt costuri indirecte, eligibile în procent de maximum 7% din valoarea totală a cheltuielilor eligibile, conform articolului 54 alineatul 1 litera a din Regulamentul (UE) 2021/1060. Factura de internet nu se pune lângă factura de găzduire.

Apelul PNRR C9 I3.1, care avea licențele și serviciile cloud pe lista lui de cheltuieli, nu mai primește cereri: depunerea s-a închis la 30 iunie 2023. Singura fereastră rămasă este cea de decontare, până la 30 octombrie 2026, conform Ordinului MIPE 963/2026. Pentru beneficiarii lui, cloud-ul nu mai este o întrebare de buget, ci una de dosar de plată.

Pentru fiecare linie: produsul și ediția, tipul licenței — perpetuă sau pe termen determinat, cu perioada explicită —, numărul de utilizatori sau de posturi, intervalul acoperit cu dată de început și dată de sfârșit, prețul unitar, moneda și, dacă se facturează în valută, cursul aplicat. Manopera de implementare stă pe linii separate de licență, iar instruirea și mentenanța pe linii proprii, cu tarif lunar.

Justificarea de preț se face cu minimum două oferte sau analize pentru fiecare cheltuială bugetată. Pentru licențe cerința este ușor de acoperit, fiindcă produsele au liste de preț publice, iar capturile de ecran de pe site-urile oficiale ale companiilor de profil sunt acceptate dacă poartă data ofertei și identificarea firmei ofertante.

La recepție predăm cheile sau certificatele de licență, conturile de administrare, dovada activării pe utilizatorii declarați și confirmarea că serviciile au rulat în perioada facturată. Ca ordin de mărime, orientativ și fără TVA: o migrare de tip lift-and-shift în cloud se încadrează de regulă între 2.000 și 10.000 de euro, o rearhitecturare între 10.000 și 50.000 de euro, iar factura lunară de infrastructură între 100 și 2.000 de euro.

Nu facturăm în avans un abonament multianual doar ca să încapă în perioada de implementare. O plată anticipată pentru luni consumate după închiderea proiectului este exact genul de poziție care cade la control, iar corecția o suportă beneficiarul, nu furnizorul.

Nu reetichetăm un abonament pe consum drept licență perpetuă pe factură. Încadrarea contabilă este a beneficiarului și a contabilului lui, iar o denumire aleasă ca să treacă de un filtru transformă o linie discutabilă într-o problemă de conformitate. Pierdem comanda mai des decât ne convine; alternativa costă mai mult. Nu emitem verdicte de eligibilitate și nu scriem cererea de finanțare: spunem ce livrăm, cum se numește, pe ce perioadă și cât costă.