Devizul estimativ software într-un proiect european

Trei praguri decid subcriteriul. Sub 10% cheltuieli declarate neeligibile în urma evaluării: 10 puncte. Între 10% și 15%: 5 puncte. Peste 15%: 0 puncte. La același zero se ajunge și pe ruta hardware, dacă rezultatul proiectului este o soluție software inovativă și ponderea cheltuielilor de echipamente depășește 20% din valoarea totală eligibilă.

Rezonabilitatea costurilor se demonstrează prin cele două oferte și este verificată în mod independent de evaluatori, raportat la prețurile existente în piață. Dacă din cele două oferte transmise doar una este conformă, ghidul prevede o solicitare de clarificări pentru cea neconformă — fără a se cere o ofertă nouă — și depunctare. Un deviz bine construit nu este deci un exercițiu de estetică: este diferența dintre 10 și 0 puncte pe o secțiune.

Anexa nr. 6 este bugetul defalcat pentru verificarea rezonabilității, corelat cu categoriile de cheltuieli din MySMIS și cu activitățile proiectului. Anexa nr. 7 este centralizatorul cu toate ofertele, pentru fiecare cheltuială din buget, și are coloane fixe: denumire, specificații tehnice minime, oferta 1 cu preț unitar și unitate de măsură, valoarea bugetată, oferta 2 cu preț unitar și unitate de măsură, oferta aleasă și justificarea alegerii.

Coloana de specificații tehnice minime este locul unde un furnizor de software chiar poate ajuta. Dacă specificația este scrisă vag, cele două oferte devin necomparabile și justificarea alegerii se golește de conținut. Dacă este scrisă pe funcționalități măsurabile, comparația se susține singură.

Pe partea de ajutor de stat intră cheltuielile cu personalul, achiziția de instrumente și echipamente în măsura utilizării lor în proiect, și cercetarea contractuală împreună cu cunoștințele și licențele cumpărate din surse externe. Ghidul enumeră aici explicit abonamentele SaaS, PaaS și XaaS folosite pentru dezvoltare și testare, serviciile AIaaS și MLaaS, modelele și licențele AI pe consum, resursele cloud de procesare și stocare pentru antrenare, simulare și testare — cu condiția să fie folosite exclusiv pentru proiect.

Pe partea de minimis intră informarea și publicitatea, promovarea și comercializarea rezultatului, consultanța pentru elaborarea documentațiilor de depunere și de management de proiect, avizele și autorizațiile, instruirea personalului căruia îi este destinat produsul, precum și auditarea tehnică. Auditul tehnic are o cerință pe care aproape nimeni nu o anticipează în buget: auditorul trebuie să dețină o certificare CISA, CISM sau CISSP ori o altă certificare profesională de nivel avansat recunoscută internațional, emisă de un organism acreditat.

Denumirile și plafoanele diferă însă de la program la program: ce este linie distinctă într-un apel poate fi subcategorie în altul. De aceea nu folosim un șablon universal, ci reconstruim defalcarea pentru fiecare ghid.

Primul: asistența nerambursabilă aferentă activității de bază trebuie să reprezinte minimum 80% din asistența nerambursabilă totală. Al doilea: ajutorul de minimis acordat unei întreprinderi unice nu poate depăși echivalentul în lei a 300.000 de euro în nicio perioadă de 3 ani, iar în această limită intră tot ce ai primit anterior. Al treilea: cheltuielile de consultanță, avize, acorduri și autorizații, luate împreună cu cele de management intern de proiect, nu pot depăși 10% din valoarea maximă eligibilă a proiectului, cu condiția încadrării în plafonul de minimis la care ai dreptul.

Aceste trei praguri se verifică înainte de a scrie prima cifră, nu după. Un buget în care consultanța și managementul depășesc pragul nu se corectează prin rotunjiri, ci prin rescrierea proiectului.

Orientativ și fără TVA: un nucleu de gestiune la comandă pornește de la 10.000–15.000 €, un sistem modular ajunge la 15.000–60.000 €, o automatizare punctuală se încadrează la 1.000–5.000 €, o integrare API între două sisteme la 3.000–15.000 €, iar un flux RPA complet la 10.000–30.000 €. Fiecare bandă se mișcă în funcție de numărul de sisteme conectate, de volumul de date migrate și de câte roluri și fluxuri de aprobare există.

Ghidul acceptă, ca formă de justificare, și capturi de pe site-uri oficiale ale companiilor de profil care conțin data ofertei și firma emitentă. De aceea ne ținem benzile publicate și datate: sunt o referință verificabilă, nu o promisiune. Cifra fermă rămâne cea din oferta semnată, după dimensionare.

Nu construim bugete invers, de la o sumă-țintă spre justificări; se recunosc la evaluare și cad la întrebarea de ce atât. Nu emitem a doua ofertă pentru propriul nostru deviz și nu recomandăm ofertanți de complezență, pentru că grila declară neeligibile cheltuielile cu suspiciuni de oferte formale. Nu întocmim cererea de finanțare și nu ne pronunțăm asupra eligibilității firmei tale.

Ce facem este partea de furnizor: specificația tehnică, oferta pe poziții comparabile și defalcarea de costuri pe categoriile apelului, într-o formă pe care consultantul o poate prelua fără reîncadrări.