Automatizarea proceselor și RPA: linia de buget pe care o alegi decide punctajul

Litera A, punctul 1, litera a — echipamente. Aici stau, în ghid, platformele RPA și software-ul de automatizare inteligentă înțelese ca echipamente pe care rulează soluțiile, alături de sistemele autonome și robotizate, de dispozitivele edge computing și de senzorii IoT. Este linia care intră în ponderea de hardware.

Litera A, punctul 1, litera b — aplicații software și licențe, acces la platforme cloud, servicii și infrastructuri bazate pe inteligență artificială, inclusiv AIaaS, MLaaS, API-uri și licențe AI, precum și licențe XaaS sau SaaS pe perioada de implementare, cu condiția să poată fi încadrate la imobilizări necorporale. Aici se bugetează dezvoltarea automatizării.

Litera A, punctul 2, litera c — dacă automatizarea se construiește ca cercetare industrială sau dezvoltare experimentală, mediile de dezvoltare și testare, bazele de date administrate și resursele cloud folosite exclusiv pentru proiect intră la cercetare contractuală. Iar litera B, punctul 3 acoperă separat instruirea: pregătirea personalului căruia îi este destinat produsul și a celui care va asigura mentenanța, dacă este angajat al beneficiarului. Un curs de operare nu se ascunde în prețul dezvoltării.

Ghidul cere minimum două oferte sau justificări de preț pentru fiecare cheltuială bugetată, atașate cererii de finanțare: oferte semnate și datate de emitent sau capturi de ecran de pe site-urile oficiale ale companiilor de profil, care să conțină data ofertei și identificarea firmei ofertante. O cheltuială pentru care nu se prezintă două justificări este declarată neeligibilă, iar proiectul primește zero puncte la subcriteriul respectiv.

Rezonabilitatea se verifică independent de evaluatori, prin comparație cu prețurile din piață, iar societățile ofertante se verifică din punctul de vedere al domeniului lor de activitate pentru serviciile ofertate. Cheltuielile pentru care există suspiciuni de oferte formale între solicitant și ofertanți — sau cei care au realizat documentația de depunere — sunt declarate neeligibile. Dacă doar una dintre cele două oferte este conformă, se cer clarificări pentru cealaltă și se depunctează.

Practic, o ofertă de automatizare care trece de această verificare conține: procesul automatizat și declanșatorul lui, sistemele conectate, regulile și excepțiile, volumul lunar estimat, etapele de dezvoltare cu ore sau preț fix pe etapă, licențele și abonamentele separate de manoperă, instruirea separată și mentenanța cu tarif lunar distinct. Ca ordin de mărime, orientativ și fără TVA: o automatizare punctuală se încadrează de regulă între 1.000 și 5.000 de euro, o integrare API între două sisteme între 3.000 și 15.000 de euro, iar RPA pe fluxuri întregi între 10.000 și 30.000 de euro. Cifra finală vine dintr-o ofertă scrisă, după o discuție de analiză.

Ghidul interzice externalizarea integrală a activităților tehnice: beneficiarul trebuie să demonstreze implicare directă și capacitate proprie de coordonare, iar valoarea asistenței nerambursabile alocată activității tehnice desfășurate de personalul propriu trebuie să reprezinte minimum 20% din asistența alocată activității de bază. În plus, echipa de implementare trebuie să includă un coordonator și cel puțin doi experți tehnici cu calificare și experiență în domeniul proiectului.

Limita pe care ne-o asumăm, cu costul ei: nu redactăm documentația de depunere pentru o firmă căreia îi și ofertăm software. Ghidul tratează exact această suprapunere drept motiv de neeligibilitate a cheltuielii. Din același motiv nu mutăm o linie de automatizare la echipamente ca să pară o investiție mai mare și nu emitem oferte de complezență pentru a completa perechea cerută de ghid.

Nu evaluăm eligibilitatea firmei tale și nu depunem dosarul. Iar după plata finală, ghidul obligă beneficiarul să asigure din fonduri proprii funcționarea permanentă a soluției timp de 36 de luni — un robot care se rupe la prima schimbare de sistem devine, în acel interval, problema firmei.