Fonduri europene
Ce documente predă furnizorul de software la cererea de plată
Ghidul solicitantului nu îți spune cum se decontează: regulile de plată stau în manualul beneficiarului și în instrucțiunile numerotate publicate ulterior de autoritatea de management.
Aproape toată atenția unui aplicant se duce spre ghidul solicitantului, iar decontul se conduce din alte documente. Pentru POCIDIF, Autoritatea de Management publică pe mfe.gov.ro un manual al beneficiarului și o serie de instrucțiuni numerotate și datate, care reglementează exact ce se verifică la plată: Instrucțiunea nr. 7/20.02.2025 privind prefinanțarea pentru beneficiarii de ajutor de stat sau de minimis, Instrucțiunea nr. 10/20.11.2025 privind raportarea progresului, cu anexa ei de raport de activitate, Instrucțiunea nr. 12/20.02.2026 privind decontarea costurilor indirecte și Instrucțiunea nr. 13/20.02.2026 privind decontarea cheltuielilor salariale. Lista a fost confruntată cu pagina la 30 iulie 2026, în secțiunea de ghiduri POCIDIF de pe mfe.gov.ro. Consecința pentru tine este directă. Ofițerul care verifică cererea de plată nu vede aplicația funcționând, ci un dosar din care trebuie să rezulte că serviciul facturat există, corespunde liniei din bugetul aprobat și a fost recepționat. Northdan Soft emite piesele de furnizor pe măsură ce livrează, corelate cu bugetul defalcat, și verifică formatul cerut de instrucțiunea în vigoare înainte de prima factură, nu după prima respingere.
Hai să vorbim despre proiectul tău
Scrie-ne pe WhatsApp sau trimite un email — vorbești direct cu un programator.
office@northdan.com · +40 752 070 247
Cum te ajutăm cu componenta software
Formatul se stabilește înainte de prima tranșă
Fixăm modelul de proces-verbal, de raport de activitate și de descriere pe factură la începutul livrării, ca restul proiectului să curgă pe același tipar.
Facturi descrise pe linia din buget
Descrierea preia denumirea poziției din bugetul defalcat și valoarea ei, astfel încât reconcilierea făcută de verificator să nu ceară nicio interpretare.
Recepție documentată pe funcționalități
Procesul-verbal enumeră ce s-a testat și ce s-a predat, punct cu punct, ca să probeze conformitatea cu specificația tehnică din dosar.
Răspuns în zile la solicitările de completare
Termenul de răspuns la o solicitare de clarificare este scurt, iar noi ținem istoricul livrării într-o formă din care documentele suplimentare se scot rapid.
Documentele care guvernează decontul, nu doar ghidul
Setul are trei niveluri. Contractul de finanțare stabilește obligațiile părților. Manualul beneficiarului descrie circuitul: cum se depune o cerere de plată sau de rambursare, ce se atașează, ce termene curg. Instrucțiunile numerotate ale autorității de management corectează și detaliază pe parcurs — sunt datate, se pot succeda, iar cea în vigoare la momentul depunerii este cea care contează.
Practic, prima verificare pe care merită să o faci nu este în ghid, ci în lista de instrucțiuni publicate de AM pentru programul tău. Și mai important, numărul instrucțiunii contează, nu doar tema ei: Instrucțiunea nr. 15/08.04.2026 reglementează avizarea activităților de cercetare-dezvoltare-inovare pe tehnologii și soluții IT, dar numai pentru apelul dedicat întreprinderilor nou-înființate inovatoare, nu pentru orice proiect software din program. O instrucțiune citită pe titlu, fără apelul căruia îi aparține, produce exact genul de așteptare care se sparge la prima cerere de plată.
Setul minim pe componenta software
Nucleul este stabil de la un program la altul: factura fiscală cu descriere detaliată a livrării, procesul-verbal de recepție și, uneori, unul de punere în funcțiune, contractul în baza căruia s-a facturat și extrasul care probează plata, atunci când mecanismul este de rambursare.
Peste nucleu, fiecare program adaugă cerințe proprii: rapoarte de activitate pe zile-om pentru servicii, capturi din aplicație sau înregistrări ale scenariilor de test, dovada respectării obligațiilor de informare și publicitate conform manualului de identitate vizuală, declarații ale furnizorului. Lista exactă se ia din manualul și din instrucțiunile apelului tău — noi o parcurgem piesă cu piesă și acoperim ce ține de furnizor.
Reconcilierea: factura, linia de buget și procesul-verbal
Verificatorul nu citește documentele separat, ci le potrivește. Linia din factură trebuie să corespundă liniei din bugetul defalcat aprobat. Procesul-verbal trebuie să confirme exact ce s-a facturat, nu ceva echivalent. Raportul de activitate trebuie să justifice volumul de muncă declarat. Dacă factura spune servicii informatice, iar bugetul spune dezvoltare modul de gestiune a stocurilor, potrivirea eșuează și încep clarificările.
De aceea documentele de decont nu pot fi scrise corect de cineva care nu cunoaște dosarul. Pornim de la bugetul aprobat și de la oferta pe care el s-a construit, astfel încât fiecare act emis să cadă pe linia bugetară corectă din prima.
Raportul de activitate, piesa care cade cel mai des
Serviciile sunt mai greu de probat decât bunurile: un echipament se vede, o oră de dezvoltare nu. Instrucțiunea privind raportarea progresului vine tocmai cu o anexă de raport de activitate, iar un raport util spune ce s-a lucrat, în ce interval, de către câți oameni și cu ce rezultat verificabil — un modul livrat, un scenariu de test trecut, o migrare finalizată.
Formularea generică este cea care blochează plata. Un rând care spune analiză și dezvoltare nu justifică nimic; un rând care spune implementarea fluxului de recepție marfă, cu testul rulat pe date reale la o dată anume, se poate verifica.
Termenul care nu se mai mișcă pe PNRR C9
Pentru proiectele de digitalizare a IMM-urilor din componenta C9 a PNRR, calendarul are un capăt: cererea de plată se mai poate depune până la 30 octombrie 2026, conform Ordinului MIPE 963/2026. Implementarea a avut termen 30 iunie 2026 prin Ordinul MIPE 607/2026, iar 31 iulie 2026 se aplică numai proiectelor care au depus în termen o cerere de prelungire.
La 30 iulie 2026 asta înseamnă un singur lucru operațional: pe C9 nu mai există margine pentru un dosar de plată respins la completări. Dacă un document de furnizor lipsește sau este formulat neglijent, ciclul de completare poate consuma tot intervalul rămas.
Ce nu facem la decont
Nu depunem cererea de plată în locul tău: depunerea aparține beneficiarului sau consultantului său, iar noi nu avem calitate în relația cu autoritatea de management. Nu emitem documente pentru munca altui furnizor, oricât de mult ar simplifica dosarul. Nu semnăm procese-verbale înainte de testarea efectivă a funcționalităților — un proces-verbal semnat formal devine o vulnerabilitate dacă proiectul intră în control.
Ce putem face, dacă preluăm un proiect început de altcineva, este să identificăm împreună cu tine ce piese lipsesc din dosar față de cerințele manualului și ale instrucțiunilor, și să emitem corect documentele pentru partea pe care o livrăm noi.
Întrebări frecvente
De unde iau regulile exacte de decont pentru programul meu?
Din contractul de finanțare, din manualul beneficiarului și din instrucțiunile numerotate publicate de autoritatea de management pe pagina programului. Instrucțiunile sunt datate și se pot succeda, deci verifică întotdeauna versiunea în vigoare la data la care depui cererea de plată, nu cea salvată acum un an.
De ce nu e suficientă o factură cu mențiunea servicii software?
Pentru că verificatorul trebuie să potrivească factura cu o poziție precisă din bugetul defalcat aprobat, iar o formulare generică face potrivirea imposibilă. Descrierea corectă preia denumirea poziției din buget și valoarea ei, altfel primești o solicitare de clarificare sau cheltuiala rămâne nevalidată.
Cine semnează procesul-verbal de recepție și în ce moment?
Reprezentanții beneficiarului și ai furnizorului, la predare, după testarea efectivă a funcționalităților enumerate în specificație. Data procesului-verbal trebuie să se încadreze în perioada de implementare a proiectului, altfel cheltuiala asociată riscă să fie considerată realizată în afara perioadei eligibile.
Puteți reconstitui documente pentru livrări făcute în urmă cu luni?
Dacă noi am fost furnizorul, da: refacem rapoartele din istoricul livrării și completăm dosarul. Pentru munca altui furnizor nu putem emite acte, dar putem inventaria împreună ce lipsește față de cerințele manualului beneficiarului și ale instrucțiunilor în vigoare.
Ce se întâmplă cu documentele după ce plata a fost făcută?
Rămân relevante toată perioada de durabilitate, care pe POCIDIF 2.1 înseamnă 3 ani de la plata finală sau de la finalizarea implementării, oricare intervine ultima. Într-un control ulterior se verifică aceleași piese, plus dovada că soluția este în continuare funcțională și folosită.
Pachete pentru acest program
Servicii pentru componenta software
Pagini similare
Resurse conexe
Hai să vorbim despre proiectul tău
Scrie-ne pe WhatsApp sau trimite un email — vorbești direct cu un programator.
office@northdan.com · +40 752 070 247