Software de pontaj și concedii: ore colectate electronic, dosare de personal complete

Stiva obișnuită: condica sau pontajul într-un fișier, cererile de concediu plimbate după semnături, dosarele în bibliorafturi și termenele urmărite dintr-o coloană verificată vineri. Ora pontată e introdusă de două-trei ori: de șeful de tură, la corectură și în fișierul predat salarizării. În ziua de salarii, inspectorul de resurse umane nu verifică datele, ci le reconstruiește. Iar dosarul de personal e complet doar în măsura în care cineva și-a amintit să adauge ultima instruire.

Cinci piese: pontajul colectat electronic din tură, de la birou și din teren, exportat în structura cerută de salarizare; concediile cerute și aprobate din aplicație, cu solduri recalculate; adeverințele generate și semnate electronic; dosarele electronice cu termene urmărite; portalul de autoservire pentru angajați. Tehnic: aplicație web cu roluri, export CSV sau XML în structura salarizării, jurnal de acces pe fiecare dosar citit, PostgreSQL, Docker. Pe proiect sunt oameni de analiză, dezvoltare și testare.

eFacturaSPV (efacturaspv.ro) nu e un produs de HR, dar e dovada capacității tehnice care contează aici: se autentifică o singură dată la un sistem guvernamental românesc, apoi rulează nesupravegheat în producție, zi de zi. Aceeași disciplină o cere orice flux care alimentează un registru oficial.

Contractul individual de muncă trebuie înregistrat și transmis în Registrul general de evidență a salariaților cel târziu în ziua anterioară începerii activității, conform Inspecției Muncii, care operează portalul REGES-ONLINE. A doua interfață e programul de salarizare, care își cere datele într-o structură proprie. Datele de personal intră sub Regulamentul (UE) 2016/679: accesul se dă pe roluri și fiecare citire de dosar se jurnalizează. Operarea se plătește lunar și anual deopotrivă: 20–80 €/lună pentru un VPS sau 50–300 €/lună pentru cloud administrat, mentenanță de la 300 €/lună la o aplicație stabilă și 15–20% pe an din costul dezvoltării.

Orientativ și fără TVA, nucleul — pontaj, concedii, dosare, adeverințe și roluri — costă 5.000–15.000 €, plus orientativ 1.000–5.000 € pentru fiecare sistem cu care aplicația trebuie să vorbească, de la salarizare la controlul accesului.

Pentru o structură clasică — program fix, un singur punct de lucru, salarizare externalizată — o suită HR de raft sau serviciul de externalizare câștigă la cost, și o spunem înainte de ofertă. Construcția proprie se justifică când modelul de muncă sparge presupunerile suitei: ture rotative, personal alocat pe proiecte, sporuri pe punct de lucru, mai multe entități. Un furnizor de suită nu vă poate spune că modelul vostru nu intră în produsul lui.