Oferta tehnică pentru software: de ce dosarul cere minimum două

Regula stă în capitolul „Praguri și condiții Cheltuieli” al ghidului: pentru justificarea bugetului este necesar să se prezinte minimum 2 oferte de preț pentru cheltuielile eligibile, inclusiv studii de piață sau analize de preț detaliate care să susțină valorile bugetate, documente care se atașează cererii de finanțare.

Forma acceptată este precisă: oferte semnate și datate de emitent sau capturi de ecran de pe site-uri oficiale ale companiilor de profil, care să conțină data ofertei și firma care oferă produsul sau serviciul, asumate de solicitant prin semnătură.

Peste oferte se așază centralizatorul. Pentru fiecare cheltuială se completează denumirea, specificațiile tehnice minime, oferta 1 cu preț unitar și unitate de măsură (buc, cpl, set, pachet, serv) și valoarea bugetată, oferta 2 cu preț unitar și unitate de măsură, apoi oferta aleasă și justificarea alegerii. Rezonabilitatea prețurilor este verificată independent de evaluatori, raportat la prețurile din piață.

Grila de evaluare transformă disciplina de mai sus în puncte. Dacă valoarea cheltuielilor declarate neeligibile în urma evaluării este mai mică de 10% din cheltuielile eligibile solicitate, subcriteriul aduce 10 puncte; între 10% și 15%, aduce 5 puncte; peste 15%, zero. Tot zero se acordă și atunci când ponderea cheltuielilor de hardware depășește 20% din valoarea totală eligibilă, la proiectele al căror rezultat este o soluție software inovativă.

Dacă din cele două oferte transmise doar una este conformă, se solicită clarificări pentru cea neconformă — explicații despre elementele neconforme, nu o ofertă nouă — și proiectul se depunctează.

Contextul apelului rămâne cel din ghid: depunere între 30 iunie 2026, ora 15:00, și 30 septembrie 2026, ora 17:00, aprobare condiționată de minimum 70 de puncte și prag de excelență la 92 de puncte. Sunt regulile acestui apel, la care depun doar IMM-uri autorizate pe unul dintre cele nouă coduri CAEN din domeniul TIC enumerate în ghid.

Ghidul merge mai departe decât o cerință formală. Cheltuielile pentru care există suspiciuni de oferte formale între solicitant și societățile care au emis ofertele, ori cei care au realizat documentația în vederea depunerii proiectului, sunt considerate neeligibile, iar proiectul primește 0 puncte la acel subcriteriu. Se verifică inclusiv domeniul de activitate al firmelor ofertante, față de activitățile pe care le-au ofertat.

Consecința practică este rar spusă: cele două oferte trebuie să vină din direcții independente, iar entitatea care îți scrie dosarul nu are ce căuta printre ofertanți. La acest apel, separarea dintre consultantul de fonduri și furnizorul de software este o condiție a punctajului, nu o preferință comercială.

Structura: contextul operațional și numărul de utilizatori, descrierea funcțională pe module, livrabilele concrete — aplicația configurată, migrarea datelor, instruirea, documentația —, prețul unitar pe fiecare poziție, graficul de livrare pe etape, perioada de valabilitate și datele de identificare ale firmei.

Pentru ancorarea sumelor folosim benzile deja publicate pe site, marcate orientativ: nucleu ERP la comandă 10.000–15.000 €, ERP modular 15.000–60.000 €, implementarea unui produs de piață 5.000–20.000 €, aplicație web simplă 5.000–15.000 €. Cifra fermă vine după analiză, iar ghidurile noastre de cost rămân publice și datate — una dintre formele de justificare pe care ghidul le acceptă.

Nu emitem oferte de complezență și nu completăm noi perechea de oferte a unui dosar în care suntem deja furnizorul dorit. Nu ofertăm în afara domeniului nostru de activitate, pentru că acesta se verifică. Nu scriem cererea de finanțare și nu estimăm punctaje.

Și o limită care ne costă direct contract: ghidul interzice externalizarea integrală a activităților tehnice. Minimum 20% din asistența nerambursabilă alocată activității de bază trebuie să revină personalului propriu al beneficiarului, iar echipa de implementare trebuie să conțină cel puțin un coordonator tehnic și doi experți tehnici. Oricât am vrea proiectul întreg, o parte din activitatea tehnică rămâne, prin ghid, a ta.