Cheltuielile proiectelor PNRR de digitalizare a ONG-urilor

Proiectele aprobate gravitează în jurul acelorași nevoi: o platformă web pentru serviciile oferite, o evidență a beneficiarilor și a donatorilor, instrumente de coordonare a voluntarilor, fluxuri interne de cereri și aprobări, echipamente IT și instruirea echipei pe sistemele noi.

Categoria nu este însă titlul de eligibilitate. Ce se decontează este funcționalitatea descrisă în cererea de finanțare aprobată, cu specificațiile din ea. O platformă livrată aproximativ ca în cerere trece mai greu la recepție decât una redusă corect din timp, prin act adițional discutat cu autoritatea înainte de livrare.

Abonamentele, licențele anuale, găzduirea și mentenanța au o particularitate: perioada pe care o acoperă poate depăși perioada de implementare a proiectului. Partea care cade în afara ei nu se decontează, iar ghidul apelului și contractul de finanțare sunt singurele documente care spun cât anume intră. Se verifică înainte de a trece linia în buget, nu la cererea de plată.

Practic, o organizație are nevoie de două cifre înainte de a semna cu un furnizor: prețul de dezvoltare, care intră în proiect, și costul anual de funcționare de după, care rămâne al ei. A doua cifră lipsește din majoritatea ofertelor și este motivul pentru care platforme finanțate corect dispar la doi ani după recepție.

O platformă de ONG prelucrează aproape întotdeauna date personale, uneori din categorii sensibile. Trei decizii se iau la proiectare, nu după: pe ce temei se prelucrează fiecare categorie de date, ce câmpuri se colectează efectiv — un cod numeric personal cerut din obișnuință este un risc fără beneficiu — și cât timp se păstrează, cu ștergere sau anonimizare la expirare.

La acestea se adaugă jurnalizarea accesului și un acord de prelucrare între organizație și furnizor, în care se scrie ce vede furnizorul, când și pentru cât timp. Sunt documente scurte, care contează la primul control și care nu se pot produce retroactiv în mod credibil.

Oferta se defalcă pe module funcționale, cu efortul exprimat în ore pe rol și tarif unitar, iar migrarea datelor existente apare ca linie separată — este cea mai des subestimată activitate dintr-un proiect de ONG. Instruirea se cotează cu număr de sesiuni, participanți și tematică pe rol.

Licențele și serviciile recurente se listează cu perioada acoperită, iar costul de operare de după proiect se afișează separat, marcat explicit ca fiind în afara bugetului eligibil. Această separare este ceea ce face ca factura să poată fi pusă lângă bugetul aprobat fără reîncadrări.

Nu redactăm cererea de finanțare, nu întocmim cererea de plată și nu emitem verdicte de eligibilitate. Nu emitem oferte de complezență pentru completarea unui dosar.

Dacă cererea aprobată descrie o funcționalitate pe care nu o putem livra și recepționa în timpul rămas, o spunem înainte de contract și pierdem lucrarea. Reducerea de scop nu se face în tăcere: dacă ce s-a aprobat nu mai corespunde cu ce se poate construi, discuția este cu autoritatea.