Cofinanțarea unui proiect de digitalizare: la ce se aplică, ce dovedești și când plătești

Cifre rotunde: un proiect de 500.000 de euro cu 400.000 eligibili și intensitate 90% pe partea eligibilă înseamnă 40.000 de euro contribuție proprie plus 100.000 de euro neeligibili, deci 140.000 din buzunar. Impresia de „doar 10%” dispare în diferența dintre cost total și cost eligibil.

Ghidul cere explicit capacitatea de a asigura contribuția proprie, de a acoperi neeligibilul și de a susține costurile de funcționare pe perioada de implementare și de durabilitate. Neeligibilul costă și la punctaj: peste 15% din cheltuielile eligibile solicitate, criteriul de buget ia 0 puncte.

Conform art. 64 alin. (1) lit. c) din Regulamentul (UE) 2021/1060, TVA-ul nu e eligibil pentru granturi, cu două excepții: operațiunile cu cost total sub 5.000.000 de euro, inclusiv TVA, și cele peste prag, dacă TVA-ul nu se recuperează. Un proiect software obișnuit e sub prag, deci „TVA-ul nu se decontează niciodată” e fals.

Două reguli par contradictorii, dar nu sunt: TVA-ul poate fi eligibil, în timp ce dovada cofinanțării se prezintă exclusiv fără TVA. Iar TVA-ul aferent cheltuielilor neeligibile rămâne în sarcina firmei.

Ghidul enumeră surse proprii, credite bancare garantate sau negarantate de stat, aport al asociaților, contribuția altor organisme ale statului și alte surse private. Un credit nu e soluție de avarie, ci sursă recunoscută expres, iar linia de credit e chiar unul dintre documentele acceptate ca dovadă.

La SME Eco-Tech logica se inversează: grantul acoperă maximum 40% din cheltuielile eligibile, plafonat la 267.240 de lei, iar creditul bancar trebuie să fie de minimum 60%, adică cel puțin 400.860 de lei la un proiect care pornește de la 668.100 de lei. Acolo întrebarea nu e cât ai în cont, ci dacă banca te creditează.

Pentru beneficiarii de ajutor de stat sau de minimis, prefinanțarea se acordă în una sau mai multe tranșe de până la maximum 40% din valoarea totală a ajutorului, cu constituirea unei garanții. Mecanismul e stabilit prin OUG nr. 133/2021, aprobată cu modificări prin Legea nr. 231/2023, iar autoritatea a emis Instrucțiunea nr. 7/20.02.2025.

Mecanismul cererilor de plată reduce presiunea: autoritatea virează sumele pentru facturi acceptate și neplătite. În schimb, beneficiarul achită integral contribuția proprie aferentă cheltuielilor solicitate, cel târziu la depunerea cererii de rambursare aferente cererii de plată, care se depune în maximum 10 zile lucrătoare de la încasare. Ghidul avertizează că nu se acceptă cerere de plată sau de prefinanțare la finalul implementării.

Pragul de minimum 10% contribuție proprie apare încă în multe prezentări ca regulă generală. El aparține unui apel care nu mai primește cereri. Pe schemele deschise acum nu există un procent unic: se citește pe tip de ajutor, pe dimensiunea firmei și pe regiune, iar la programele cu credit atașat firma acoperă majoritatea investiției.

Northdan Soft construiește devizul care arată suma reală, împarte contractul de furnizare pe tranșe legate de livrări acceptate și corelează calendarul plăților cu cel al cererilor de rambursare. Ce nu facem: nu finanțăm proiectul, nu garantăm trezoreria și nu amânăm facturi în afara contractului — o factură neachitată la termenul din mecanismul de plată se întoarce împotriva ta, nu a noastră.