Rapoartele de progres: ce anume trebuie să vină de la furnizorul de software

Rapoartele se generează prin MySMIS2021/SMIS2021+ de către beneficiar și se transmit semestrial, inclusiv pentru a raporta atingerea indicatorilor de etapă sau pentru a însoți o cerere de rambursare ori de plată. Modelul standard este cel din anexele Ordinului MIPE nr. 1777/2023, iar monitorizarea se derulează în baza contractului de finanțare și a Ordonanței de urgență nr. 23/2023, aprobată prin Legea nr. 45/2024.

Regula care schimbă planificarea: cheltuielile depuse spre rambursare trebuie să fi fost efectuate în perioada acoperită de raportul de progres depus. O factură plătită într-un interval pe care niciun raport nu îl acoperă nu are unde să intre la decont.

Conținutul este descris fără echivoc: stadiul implementării, activitățile din cererea de finanțare, rezultatele obținute, indicatorii realizați, problemele întâmpinate și activitățile preconizate. Raportul detaliază în special cercetarea, dezvoltarea și inovațiile realizate, în corelare cu planul de afaceri, cererea de finanțare și planul de monitorizare.

Planul de monitorizare este anexă la contractul de finanțare și cuprinde indicatorii de etapă pentru perioada de implementare, cu documentele justificative prin care se probează. Primul indicator se poate stabili la un interval de o lună, dar nu mai mult de 6 luni de la începerea implementării.

Termenele sunt scurte și automate. Beneficiarul încarcă documentele justificative în 5 zile lucrătoare de la termenul prevăzut pentru un indicator, iar autoritatea confirmă sau infirmă îndeplinirea în 5 zile lucrătoare de la încărcare. Sistemul emite atenționări automate cu cel puțin 10 zile calendaristice înainte de termen, iar depășirea lui blochează încărcarea până la o deblocare solicitată motivat.

Neîndeplinirea unui indicator de etapă nu are natura unei nereguli sau a unei fraude în sensul Ordonanței de urgență nr. 66/2011 — ghidul o spune explicit. Riscul este financiar și, prin ghid, măsurile nu se aplică pentru neîndeplinirea la termen a primului indicator de etapă: pentru ceilalți, autoritatea poate întrerupe termenul de plată pentru cererile de plată, prefinanțare sau rambursare până la îndeplinirea indicatorului, cu condiția ca aceasta să survină în 80 de zile de la depunerea cererii. Un modul întârziat devine astfel o problemă de trezorerie.

Pachetul nostru de raportare: procesul-verbal parțial pentru modulele recepționate în perioadă, raportul de stadiu cu procente pe activități și justificarea lor, capturi de ecran datate din sistemul în lucru, minuta demonstrației și graficul actualizat. Obligația de a le preda la termenele de raportare intră în contractul de furnizare, cu formatul agreat de la început între beneficiar, consultant și noi.

La PNRR C9 I3.1, termenul de finalizare a implementării a fost 30 iunie 2026, conform Ordinului MIPE nr. 607/2026, iar 31 iulie 2026 se aplică exclusiv proiectelor care au depus în termen o cerere de prelungire. Cererea de plată se mai poate depune până la 30 octombrie 2026, conform Ordinului MIPE nr. 963/2026.

La Programul Tranziție Justă, depunerea s-a închis pe 20 mai 2024, iar semnarea contractelor a fost împinsă până la 17 mai 2025; proiectele IMM din Gorj, Hunedoara, Dolj, Galați, Prahova și Mureș sunt în implementare, cu raportare curentă.

După implementare urmează perioada de durabilitate — 3 ani de la data plății finale către beneficiar sau de la finalizarea implementării, oricare intervine ultima. Anual, beneficiarul transmite prin MySMIS un raport privind caracterul durabil al proiectului, conform modelului din Anexa nr. 5 la Ordinul MIPE nr. 1777/2023.

Când indicatorii includ venituri din comercializarea produsului dezvoltat, se iau în calcul doar veniturile efectiv realizate și încasate în perioada de durabilitate. Este motivul pentru care mentenanța și evoluția produsului după recepție nu sunt un cost opțional, ci partea care produce indicatorul.

Producem dovada tehnică, dar nu întocmim, nu semnăm și nu depunem raportul de progres al beneficiarului: el se generează pe contul lui în sistemul informatic și rămâne răspunderea lui. Nu certificăm procente către autoritate și nu ne substituim consultantului. Un furnizor care promite că se ocupă el de raportare promite ceva ce nu are cum să semneze.