Arhiva primăriei, din pod în calculator: căutabilă, conformă, la adăpost

Fiecare primărie are camera aceea: rafturi de dosare legate cu sfoară, registre din anii '80, autorizații de construire după care vin cetățenii la moșteniri și procese. Arhiva pe hârtie nu e doar greu de căutat — e vulnerabilă la umezeală, foc și pur și simplu la timp, iar legislația arhivelor cere evidență, termene de păstrare și integritate pe care hârtia din pod nu le mai garantează de mult. Abordarea noastră are două direcții care merg în paralel. Înainte, pentru documentele noi: arhivarea electronică integrată cu registratura și managementul documentelor, cu nomenclatorul arhivistic configurat digital, termene de păstrare urmărite automat și predare către arhivă cu un click. Înapoi, pentru fondul existent: retro-digitalizare etapizată, începând pragmatic cu ce se cere des — autorizații de construire, hotărâri, registre agricole vechi — scanate, indexate și căutabile în secunde, cu originalele păstrate conform legii. Finanțarea: componenta de arhivare electronică era cheltuială eligibilă în DigiLocal la orice UAT, însă programul nu mai are o fereastră de depunere pe care s-o putem documenta, așa că retro-digitalizarea fondurilor mari se etapizează pe apelurile regionale de digitalizare sau pe bugetul propriu, în ordinea utilității. Trimiteți-ne pe email o estimare a metrilor liniari de arhivă și primiți în scris un plan de etapizare cu costuri pe fiecare fază.