Dicționar IT
Ce este arhivarea electronică?
Arhivarea electronică înseamnă păstrarea documentelor firmei în format digital, în condiții care le garantează integritatea, lizibilitatea și valoarea legală pe toată durata de păstrare.
O cameră întreagă plină de bibliorafturi, chirie plătită pentru hârtie și o oră de căutat un contract din 2019 — așa arată arhiva multor firme românești și exact asta rezolvă arhivarea electronică. Spre deosebire de simpla scanare a documentelor, arhivarea electronică presupune păstrarea lor în condiții care le conservă valoarea legală: integritate garantată (documentul nu poate fi modificat neobservat), marcare temporală, semnătură electronică unde e cazul și acces controlat pe toată durata legală de păstrare. Legislația română recunoaște documentele arhivate electronic în relația cu autoritățile și în instanță, dacă sunt respectate cerințele legale privind arhivarea. Pentru firma ta, miza e dublă: obligația de a păstra facturi, state de plată și acte contabile ani buni — conform termenelor din legislația în vigoare — și costul ascuns al hârtiei: spațiu, timp de căutare, risc de pierdere la un incendiu sau o inundație. Un document arhivat corect digital se găsește în secunde și nu arde niciodată.
Hai să vorbim despre proiectul tău
Scrie-ne pe WhatsApp sau trimite un email — vorbești direct cu un programator.
office@northdan.com · +40 752 070 247
Termenul te interesează pentru un proiect concret? Digitalizează arhiva firmei tale — vezi serviciul de automatizare a proceselor
De ce contează pentru afacerea ta
Documente găsite în secunde
Căutarea după client, dată, sumă sau tip de document înlocuiește răsfoitul bibliorafturilor — orice act cerut de un auditor sau un inspector apare instant pe ecran.
Conformitate cu termenele de păstrare
Sistemul aplică automat duratele legale de retenție pe categorii de documente și te avertizează ce poate fi distrus și ce trebuie păstrat, eliminând deciziile după ureche.
Protecție la dezastre și pierderi
Copiile de siguranță replicate în locații separate fac ca un incendiu, o inundație sau un simplu birou mutat să nu mai însemne dispariția istoricului firmei.
Întrebări frecvente
Documentele arhivate electronic au aceeași valoare legală ca originalele pe hârtie?
Da, cu condiția respectării cerințelor legale: garantarea integrității și lizibilității documentului pe toată durata păstrării, iar pentru anumite categorii, semnătură electronică și marcare temporală. Simpla poză cu telefonul stocată într-un folder nu îndeplinește aceste condiții — un sistem de arhivare conform, da.
Cât timp trebuie să păstrez documentele contabile ale firmei?
Termenele diferă pe categorii de documente — acte contabile, state de salarii, documente justificative — și sunt stabilite prin legislația contabilă și fiscală în vigoare, mergând de la câțiva ani până la perioade lungi pentru documentele de personal. Un sistem de arhivare electronică bine configurat aplică automat termenul corect fiecărei categorii.
Pot renunța complet la arhiva pe hârtie?
Pentru documentele născute digital — e-Factura, contracte semnate electronic — da, hârtia nu mai e necesară. Pentru documentele istorice pe hârtie, legislația permite în multe cazuri conversia în format electronic cu valoare legală, printr-un proces de digitalizare certificată; anumite acte speciale pot cere însă păstrarea originalului.
Hai să vorbim despre proiectul tău
Scrie-ne pe WhatsApp sau trimite un email — vorbești direct cu un programator.
office@northdan.com · +40 752 070 247