Migrarea datelor: partea de proiect subestimată cel mai des

Inventarul surselor: se listează fiecare loc în care există date, inclusiv fișierele personale de pe calculatoarele colegilor, care sunt aproape întotdeauna sursa cea mai actuală și cea mai neoficială. Extragerea: se scoate un export din fiecare sursă, la o dată de referință clară. Corespondența câmpurilor: se face un tabel cu ce merge unde, ce se completează automat, ce rămâne gol și ce trebuie decis de om. Aceasta e etapa în care apar întrebările reale de business și tot aici se consumă cea mai mare parte din timp, deși pare o simplă listă.

Urmează curățarea, ideal cu unelte, nu manual: normalizarea formatelor, eliminarea duplicatelor după reguli agreate, completarea câmpurilor obligatorii. Apoi migrarea de probă și validarea, care înseamnă comparat numărul de înregistrări, comparate totalurile financiare și verificate individual câteva cazuri complicate, alese de oamenii care cunosc afacerea. La final, fereastra de mutare: un interval anunțat, de obicei la sfârșit de săptămână, în care sistemul vechi se îngheață, se face migrarea finală, se validează din nou și se pornește cel nou. Ordinea aceasta e ceea ce separă o mutare liniștită de o săptămână de coșmar.

Furnizorul construiește mecanismul: extrage, transformă, încarcă, raportează erorile. Ce nu poate face în locul tău sunt deciziile de conținut, pentru că nu are cum să știe care dintre cei trei clienți cu același nume e cel real, dacă un sold vechi de patru ani mai e recuperabil sau ce înseamnă codul scris în coloana pe care nimeni nu și-o mai amintește. Aceste răspunsuri există doar în firma ta, iar migrarea avansează exact în ritmul în care le primești. De aceea proiectele cu date multe cer un om desemnat din partea beneficiarului, cu timp alocat oficial, nu ca sarcină în plus peste program.

Merită menționat și ce nu trebuie mutat. Datele personale pe care nu mai ai temei să le păstrezi nu se copiază în sistemul nou doar pentru că există: migrarea e cel mai bun moment să scapi de balastul acumulat, cu acordul consultat al celui care răspunde de protecția datelor în firmă. La fel, câmpurile inventate ad-hoc de-a lungul anilor, folosite de un singur om pentru un scop dispărut demult, nu au ce căuta în structura nouă. O migrare bună lasă în urmă și un pic de curățenie, nu doar o copie fidelă a dezordinii vechi.