Manualul beneficiarului POCIDIF: documentele care decid decontul, nu ghidul solicitantului

Titlul complet îl plasează exact: Manualul Beneficiarului privind implementarea proiectelor — Programul Creștere Inteligentă, Digitalizare și Instrumente Financiare 2021-2027. Nu se ocupă de depunere, ci de ce urmează după contract. Pe pagina de ghiduri POCIDIF are filă proprie, între Scheme de ajutor de stat și Instrucțiuni. La 30 iulie 2026, versiunea curentă era ediția ianuarie 2024, în PDF; la Versiuni anterioare, ediția I, un DOCX din 2023.

Ordinea e simplă: ghidul decide cine intră și cu ce punctaj — pe Acțiunea 2.1, aprobare de la 70 de puncte, prag de excelență 92 — iar manualul privește implementarea. Și e manualul acestui program: POCIDIF nu are niciun apel în care o unitate administrativ-teritorială să fie solicitant eligibil, deci o primărie finanțată regional citește manualul altei autorități de management.

Sunt corecții și detalieri emise pe parcurs, fiecare cu număr și dată. Cele care ating decontul: nr. 7/20.02.2025 privind prefinanțarea pentru beneficiarii de ajutor de stat sau de minimis; nr. 10/20.11.2025 privind raportarea progresului, cu anexa de Raport de activitate al echipei de management și de implementare; nr. 12/20.02.2026 privind costurile indirecte; nr. 13/20.02.2026 privind cheltuielile salariale. Ultimele două au anexă în format de calcul tabelar: când autoritatea publică un formular, acela e formatul acceptat.

Numărul contează mai mult decât tema, pentru că multe instrucțiuni sunt scrise pentru o singură acțiune: nr. 4 tratează costurile indirecte din ghidul EDIH, nr. 5 pe cele din Acțiunile 2.2 și 2.3, nr. 6 pe cele din Prioritatea 1. Același subiect, destinatari diferiți.

Lista nu este continuă. Instantaneul de la 30 iulie 2026 cuprindea numerele 1-7, 10, 12, 13 și 15, plus o instrucțiune fără număr despre contractele de ajutor de stat nefinanciar din Acțiunea 2.4; 8, 9, 11 și 14 nu figurau. E fotografia unei zile: fila se recitește la sursă înainte de fiecare cerere.

Prima jumătate a titlului e exact ce caută o firmă de software: verificarea și avizarea activităților de cercetare-dezvoltare-inovare pe tehnologii și soluții IT sau software incluse în proiectele finanțate. Are și anexă proprie.

A doua jumătate decide totul: instrucțiunea își limitează singură câmpul la proiectele din apelul „Sprijin pentru întreprinderi nou înființate inovatoare”, Acțiunea 1.1, Măsura 1.1.1, Componenta 1. Nu e o procedură generală de avizare a software-ului din POCIDIF și nu se aplică unui proiect depus pe Acțiunea 2.1. Întrebarea corectă nu e ce spune instrucțiunea, ci pentru care apel a fost emisă.

Cadrul e în capitolul 12 al ghidului. Prefinanțarea se acordă în tranșe, iar pentru beneficiarii aflați sub incidența ajutorului de stat sau de minimis maximul e 40% din valoarea totală a ajutorului, cu constituirea unei garanții. De la încasarea sumelor pe o cerere de plată curg maximum 10 zile lucrătoare pentru cererea de rambursare aferentă. Cererile de rambursare sau de plată sunt în medie patru la 12 luni, iar graficul asumat devine anexă la contract: cererile din afara lui nu se acceptă.

Două praguri schimbă planificarea facturării. Data plății este data transferului bancar din contul beneficiarului în contul furnizorului, nu data facturii și nu data recepției. Iar cererea finală poate fi doar o cerere de rambursare independentă, cu cheltuieli eligibile — ghidul exclude explicit cererea de plată sau de prefinanțare la final.

Partea noastră e stabilă: factura cu descriere care preia denumirea și valoarea poziției din bugetul defalcat aprobat, procesul-verbal de recepție cu lista funcționalităților testate și predate, contractul care stă în spatele facturii și dovezile de livrare — scanate integral și lizibil, sub semnătură electronică extinsă.

Modurile de cădere sunt puține și repetitive. Un proces-verbal care descrie altceva decât poziția facturată nu confirmă nimic: verificarea se face prin potrivire, nu prin echivalență. Un raport de activitate generic nu justifică volumul de muncă, iar anexa Instrucțiunii nr. 10 e formularul pe care se vede asta. Orele personalului tehnic se lovesc de limitele din ghid, corelate cu Instrucțiunea nr. 13: 12 ore pe zi, maximum 60 pe săptămână, fără suprapuneri, cu toate contractele de muncă ale persoanei la un loc.

Nu putem fi auditorul tehnic al proiectului. Raportul de audit final tehnic se atașează la ultima cerere de rambursare și îl fac auditori externi independenți, distincți de beneficiar și de furnizorii serviciilor sau produselor auditate. Dacă noi construim aplicația, nu putem certifica tot noi gradul ei de inovare.

Nu putem prelua nici toată partea tehnică: ghidul Acțiunii 2.1 interzice externalizarea integrală a activităților tehnice și rezervă minimum 20% din asistența alocată activității de bază personalului propriu al beneficiarului. Și nu depunem în locul tău — cererile se încarcă în MySMIS2021/SMIS2021+ pe contul beneficiarului. Nu emitem verdicte de eligibilitate și nu promitem aprobarea unui decont.